AREMIS Schweiz | Im Fokus: Flächenoptimierung

24 Juli 2019

Workplace Management | Wie man Flächen optimiert und Betriebskosten spart

«Digitalisierung» als Schlagwort prägt den öffentlichen Diskurs über wirtschaftliche und technologische Entwicklungen im 21. Jahrhundert. Die zeitlichen Abstände technologischer Neuerungen verkürzen sich exponentiell – das dadurch produzierte und genutzte Datenvolumen hat sich in den letzten Jahren vervielfacht. Diese Dynamik birgt für Unternehmen Chancen und Risiken zugleich. Die Antwort aus der Branche sind agile Organisationsformen und daraus folgend weitreichende Veränderungen der Primär- und Sekundärprozesse.

Die Kombination strategischer Managementansätze und dynamischer Parameter bildet eine allgegenwärtige Herausforderung – auch im Workplace Management. Die Integration moderner IT-Lösungen ermöglicht Facility Managern die Identifikation von Potenzialen in den Daten, die ansonsten aufgrund ihrer Komplexität nicht erkannt würden. Erkenntnisse aus der Analyse lassen sich allerdings nicht ohne Weiteres auf andere Organisationen übertragen; sie sind immer in Bezug auf die Betriebsorganisation und deren Prioritäten und Arbeitsprozesse zu betrachten. Das folgende Praxisbeispiel illustriert Einsatzgebiete und Möglichkeiten des datenbasierten Workplace Management anhand exemplarischer Situationen.

Flächenoptimierung durch Kostenverrechnung

Durch die klare Zuweisung sämtlicher genutzten Flächen an die Teams in einer Organisation können Betriebskosten an den Endnutzer verrechnet werden und das Kostenbewusstsein steigt. Teams sind motiviert, für die Arbeitserfüllung optimierte Flächen zu nutzen und geben überschüssige Arbeitsplätze proaktiv frei. Der Skaleneffekt ist erheblich: Einsparungen von über 20% der Flächen resultieren in entsprechend tieferen Betriebskosten sowie einer Reduktion des ökologischen Fussabdrucks.

Basis für die Rückverrechnung der Kosten ist eine durchgängige und aktive Dokumentation der Flächen welche sämtliche Gebäude, Flächentypen und Nutzungsformen bis auf Ebene des Arbeitsplatzes enthält. In modernen CAFM-Systemen lassen sich dabei Plandaten unterschiedlicher Maturität (pdf-Scans, CAD-Dateien und BIM-Modelle) als Datengrundlage verknüpfen, was die Arbeit vereinfacht und insbesondere bei grösseren Immobilienportfolios essenziell wichtig ist. Parallel dazu sind Daten zur Organisationsstruktur, Business Units und Teams bis hin zum individuellen Mitarbeiter notwendig. Diese Daten stammen üblicherweise aus einem HR-System. Im IT-System werden diese Informationen zusammengefügt und den Mitarbeitern wird ein Arbeitsplatz zugewiesen. Dieser kann entweder individuell sein oder – bei flexiblen Arbeitsplätzen – in einer Zone liegen. Moderne IT-Systeme ermöglichen es auch, den Mitarbeitern Arbeitsplätze als buchbare Ressource zur Verfügung zu stellen und somit die Allokation auf den Endnutzer zu übertragen.

Workplace Management -| numérisation

Auf Basis dieser Daten lassen sich Flächenbedarfe pro Individuum definieren, welche neben dem einzelnen Arbeitsplatz auch prozentuale Anteile an weiteren Flächen in der jeweiligen Immobilie enthalten. Beispielsweise werden Flächenarten wie Sanitärzonen und Verkehrsflächen auf die Nutzer der Etage verteilt, während die Flächen der Cafeteria auf alle Mitarbeiter des Gebäudes oder Areals aufgeteilt werden.

Dritte Informationsquelle für die Flächenverrechnung sind vorhandene Finanzdaten, welche die Kostenstellen der Teams sowie die Betriebskosten für die Flächen enthalten. Diese Informationen ermöglichen es, die Kosten der individuell genutzten Fläche pro Endnutzer zu definieren und diese an die jeweilige Kostenstelle der Teams zu verrechnen. Dieser Prozess ist durch die Verknüpfung der IT-Systeme des Facility Managements mit weiteren in der Organisation vorhandenen Softwares automatisierbar, was aufgrund der Dynamik der Daten stark zu empfehlen ist.

Veränderungen in der Nutzung sind insbesondere durch die Tendenz zu agilen Arbeitsformen eine Herausforderung für die Dokumentation. Arbeitsplatzwechsel können in Self-Service-Portalen durch Mitarbeiter und Teamleiter vorgenommen werden und können so die Zentraleinheiten entlasten und gleichzeitig die Datengrundlage für das Workplace Management und die Flächenverrechnung aktualisieren. Weitere Möglichkeiten bieten sich durch die Integration von weiteren Datenquellen, welche durch die Nutzung der Flächen anfallen.

Die illustrierte Situation lässt die Tendenz zum datenbasierten Workplace Management erkennen. Der erste Schritt eines Digitalisierungsprojektes bedarf der digitalen Repräsentation von Basisdaten zu Portfolio und Arbeitsplätzen – oft in einem zentralisierten Kernsystem. Die Integration weiterer Datenquellen aus bestehenden oder neu beschafften IT-Systemen erlaubt die aggregierte Aufbereitung von Informationen für Arbeits- und Entscheidungsprozesse.

In den nächsten Jahren werden nutzungsabhängige Dienstleistungen rund um den Arbeitsplatz an Popularität gewinnen und so sowohl klassische Facility Management Services als auch nutzerspezifische Leistungen nachhaltig verändern. In den folgenden Wochen erfahren Sie hier mehr über die wachsende Bedeutung von datenbasiertem Workplace Management.

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