Comment l’EPFL structure la gestion de son patrimoine immobilier avec ARCHIBUS?

L’École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) est l’une des deux grandes écoles techniques de Suisse, financée au niveau fédéral. Son campus principal de Lausanne s’étend sur plus de 700 000 m², complété par plusieurs sites à Genève, Fribourg, Sion et Rennaz.

Avec plus de 13 000 étudiants et une intense activité scientifique, l’EPFL incarne une institution moderne et innovante, à la fois ouverte à la collaboration et exigeante en matière de qualité de service.

Initialement, l’EPFL utilisait Archibus pour la gestion de l’espace et des plans. Mais en 2020, l’université décide d’aller plus loin : remplacer ses outils obsolètes de gestion de maintenance et de projets par une solution pérenne, fiable et conforme aux standards suisses.

Le besoin était double :

• Gérer efficacement la maintenance préventive et corrective, avec un inventaire fiable des équipements.
• Structurer le pilotage des projets immobiliers, du budget à l’exécution, en respectant les règles de conformité, notamment en matière de sécurité et de ventilation.

Suite à un appel d’offres public très détaillé, AREMIS a été sélectionné pour son expertise technique et sa capacité à accompagner les projets complexes.

Au démarrage, nous avons lancé une série d’ateliers thématiques avec les équipes de l’EPFL. L’objectif : confronter leurs pratiques à la logique native de l’outil, identifier les écarts et faire des choix rationnels pour maintenir un standard robuste, évolutif et durable.

Nos experts ont ainsi :

• Déployé les modules "Maintenance" et "Projets" d’Archibus,
• Intégré des outils sur mesure comme la gestion des fiches de danger par local,
• Aidé l’EPFL à revoir ses processus internes, au point qu’une pause de 3 mois a été décidée par le client pour se réorganiser avant de poursuivre l’implémentation.

Adoption forte : Archibus est aujourd’hui un outil central au quotidien pour les équipes techniques de l’EPFL.

• Amélioration de la conformité : la traçabilité des interventions et le respect des échéances de maintenance permettent de répondre sereinement aux audits réglementaires.
• Réorganisation interne : le projet a servi de catalyseur pour structurer les rôles, les décisions et les responsabilités.
• Évolutivité : plusieurs modules ont été ajoutés depuis (stock, outils, sécurité), preuve que le projet vit et continue d’apporter de la valeur.
• Pilotage renforcé : des rapports sur les projets et la maintenance permettent un meilleur suivi des coûts, des équipements et des opérations.

« C’est un outil structurant, qui libère du temps, permet d’objectiver les besoins, et renforce l'autorité des équipes vis-à-vis de la direction »
– Damien Van Heghe, AREMIS