Hoe structureert EPFL het beheer van haar vastgoed met ARCHIBUS?

De Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL)is een van de twee Zwitserse federale polytechnische scholen. De jonge technische school, die sinds 1969 de status van nationale school heeft gekregen, heeft zich op meerdere niveaus ontwikkeld, tot het punt dat ze een van de beroemdste wetenschaps- en technologie-instellingen in Europa is geworden. 

De hoofdcampus brengt bijna 11.000 mensen, studenten, onderzoekers en medewerkers samen op zo'n 540.000 m2. De missie van het Real Estate and Infrastructure Domain (DII) is om deze wetenschappelijke gemeenschap te voorzien van hoogwaardige verplaatsbare en vastgoedinfrastructuur, die voldoet aan de eisen van training en onderzoek.

Gezien de  sterke groei heeft EPFL talrijke grootschalige vastgoedprojecten gelanceerd. Het jaarlijkse budget van de DII bedraagt ​​momenteel ongeveer CHF75 maanden, inclusief 40 maanden aan investeringen en 35 maanden aan exploitatie. 

Om dit budget zo goed mogelijk te kunnen beheren en om meer kennis te hebben van de activa voor statistische doeleinden – opgelegd door de donoren – wilde EPFL zichzelf uitrusten met een betrouwbaar en duurzaam beheerinstrument.

Na een zeer gedetailleerde openbare aanbesteding werd AREMIS geselecteerd vanwege zijn technische expertise en zijn vermogen om complexe projecten te ondersteunen.

In het begin lanceerden we een reeks thematische workshops met EPFL-teams. Het doel: hun praktijken confronteren met de oorspronkelijke logica van de tool, hiaten identificeren en rationele keuzes maken om een ​​robuuste, schaalbare en duurzame standaard te handhaven.

Onze experts hebben:

• De Archibus-modules “Onderhoud” en “Projecten” geïmplementeerd,
• Geïntegreerde tools op maat, zoals beheer van gevarenkaarten door lokale,
• Heeft EPFL geholpen met de interne processen te herzien, tot het punt dat de klant besloot een pauze van drie maanden in te lassen om te reorganiseren voordat hij doorging met de implementatie.

Sterk gebruik: Archibus is tegenwoordig een centraal dagelijks hulpmiddel voor de technische teams van EPFL.

• Verbeterde naleving: traceerbaarheid van interventies en naleving van onderhoudsdeadlines maken het mogelijk om rustig te reageren op wettelijke audits.
• Interne reorganisatie: het project diende als katalysator voor het structureren van rollen, beslissingen en verantwoordelijkheden.
• Schaalbaarheid: sindsdien zijn er verschillende modules toegevoegd (voorraad, tools, beveiliging), het bewijs dat het project leeft en waarde blijft bieden.
• Versterkt beheer: rapporten over projecten en onderhoud maken een betere monitoring van de kosten, apparatuur en activiteiten mogelijk.

“Het is een structurerend hulpmiddel dat tijd vrijmaakt, het mogelijk maakt om behoeften te objectiveren en de autoriteit van teams ten opzichte van het management versterkt”
– Damien Van Heghe, AREMIS