Dit beleid is van toepassing op alle belanghebbenden van AREMIS, waaronder, maar niet beperkt tot:
• Werknemers en contractanten
• Klanten en opdrachtgevers
• Leveranciers en zakenpartners
• Leden van de gemeenschap en andere externe belanghebbenden
Het is ontworpen om ervoor te zorgen dat klachten op een systematische, transparante en eerlijke manier worden behandeld.
Het bedrijf biedt een speciaal formulier voor het indienen van klachten:
Klachtenformulier voor belanghebbenden
Dit kanaal zorgt ervoor dat alle belanghebbenden, zowel intern als extern, een toegankelijke manier hebben om klachten in te dienen met betrekking tot de activiteiten van het bedrijf.
Gronden voor het accepteren van een klacht
Een klacht kan worden ingediend wanneer een belanghebbende redelijkerwijs van mening is dat een handeling, beslissing of gedrag van het bedrijf of zijn vertegenwoordigers schade heeft veroorzaakt of kan veroorzaken, onethisch, onwettig of anderszins in strijd is met de waarden en verplichtingen van het bedrijf.
Stappen en tijdlijnen van de klachtenprocedure
• Bevestiging van ontvangst van de klacht binnen 10 werkdagen.
• Eerste beoordeling en vaststelling van de ontvankelijkheid binnen 15 werkdagen.
• • Onderzoek of feitenonderzoek wordt binnen 6 tot 8 weken uitgevoerd, afhankelijk van de complexiteit.
• • Communicatie van de bevindingen en de voorgestelde oplossing aan de betrokkene.
Oplossingsmechanisme
AREMIS zal de oplossing faciliteren door middel van open communicatie, corrigerende maatregelen waar nodig en bemiddeling indien vereist. Oplossingen kunnen corrigerende maatregelen, beleidsaanpassingen of andere acties omvatten die passend worden geacht.
Reactie op klachten van belanghebbenden
Voor elke ingediende klacht verbindt AREMIS zich ertoe:
• Regelmatig communiceren met de belanghebbende over elke stap in het proces, inclusief updates over de voortgang, genomen beslissingen en beoogde tijdlijnen.
• Zodra de klacht is opgelost, ontvangt u een definitieve bevestiging met een gedetailleerde beschrijving van de genomen acties.
Niet-geaccepteerde klachten
Indien de aangekaarte kwestie niet als klacht wordt geaccepteerd volgens dit beleid, zal AREMIS de betrokkene schriftelijk toelichten met een toelichting op de redenen voor de afwijzing (bijv. onvoldoende gronden, kwestie buiten het takenpakket van het bedrijf).
1. AREMIS registreert en bevestigt de klacht.
2. Een voorlopige beoordeling bepaalt of de klacht ontvankelijk is.
3. Indien de klacht ontvankelijk is, wordt een volledig onderzoek uitgevoerd, waarbij relevante managers of externe deskundigen waar nodig worden betrokken.
4. Er wordt een rapport opgesteld met een samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen.
5. Corrigerende maatregelen of oplossingen worden geïmplementeerd.
6. De belanghebbende wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de uitkomst, met ondersteunende toelichtingen.
Alle klachten worden strikt vertrouwelijk behandeld. Belanghebbenden die klachten indienen, zullen niet worden blootgesteld aan represailles, discriminatie of nadeel als gevolg van het uiten van hun zorgen.
Dit klachtenbeleid is openbaar beschikbaar op de website van het bedrijf.
Belanghebbenden worden aangemoedigd om dit mechanisme op een verantwoorde en te goeder trouw te gebruiken.
Dit klachtenbeleid vervangt of overschrijft niet het klokkenluiders- en vertrouwelijkheidsbeleid van AREMIS.
Elke melding die betrekking heeft op, of redelijkerwijs betrekking kan hebben op, fraude, een schending van wet- of regelgeving, of ernstig wangedrag, zal met voorrang worden behandeld volgens het klokkenluidersbeleid. Dit beleid prevaleert in geval van overlapping of onduidelijkheid over de toepasselijke procedure.