Cette politique s'applique à toutes les parties prenantes d'AREMIS, notamment :
• Employés et sous-traitants
• Clients
• Fournisseurs et partenaires commerciaux
• Membres de la communauté et autres parties prenantes externes
Elle vise à garantir que les griefs soient traités de manière systématique, transparente et équitable.
La Société met à disposition un formulaire dédié au dépôt des réclamations :
Formulaire de réclamation des parties prenantes
Ce canal permet à toutes les parties prenantes, internes et externes, de déposer facilement des réclamations concernant les activités de la Société.
Motifs de recevabilité d'une réclamation
Une réclamation peut être déposée lorsqu'une partie prenante estime raisonnablement qu'une action, une décision ou un comportement de la Société ou de ses représentants a causé ou pourrait causer un préjudice, est contraire à l'éthique, illégal ou autrement contraire aux valeurs et engagements de la Société.
Étapes et délais de la procédure de réclamation
• Accusé de réception de la réclamation dans un délai de 10 jours ouvrables.
• Évaluation initiale et détermination de la recevabilité dans un délai de 15 jours ouvrables.
• Enquête ou processus d'établissement des faits mené dans un délai de 6 à 8 semaines, selon la complexité.
• Communication des conclusions et de la solution proposée à la partie prenante.
Mécanisme de résolution
Réponse aux réclamations des parties prenantes
Pour chaque réclamation soumise, AREMIS s'engage à :
• Communiquer régulièrement chaque étape du processus à la partie prenante, y compris les mises à jour sur l'avancement, les décisions prises et les échéances prévues.
• Une confirmation finale sera fournie une fois le grief résolu, détaillant les actions entreprises.
Griffes non acceptées
Si le problème soulevé n'est pas accepté comme grief au titre de la présente politique, AREMIS fournira à la partie concernée une justification écrite expliquant les raisons du refus (par exemple : motifs insuffisants, problème hors du champ d'activité de l'entreprise).
1. AREMIS enregistre et accuse réception du grief.
2. Un examen préliminaire détermine la recevabilité.
3. Si le grief est recevable, une enquête complète est menée, avec la participation des gestionnaires concernés ou d'experts externes, le cas échéant.
4. Un rapport est établi, résumant les conclusions et les recommandations.
5. Des mesures correctives ou des solutions sont mises en œuvre. La partie prenante est informée par écrit du résultat, accompagné d'explications à l'appui.
Toutes les réclamations seront traitées avec la plus grande confidentialité. Les parties prenantes qui soumettent des réclamations ne feront l'objet d'aucune représailles, discrimination ou préjudice pour avoir exprimé leurs préoccupations.
Cette politique de traitement des réclamations est accessible au public sur le site web de la société.
Les parties prenantes sont invitées à utiliser ce mécanisme de manière responsable et de bonne foi.
Cette politique de traitement des griefs ne remplace ni ne prévaut sur la politique de signalement et de confidentialité d'AREMIS.
Tout signalement concernant, ou susceptible de concerner, une fraude, une violation de la loi ou de la réglementation, ou une faute grave sera traité en priorité conformément à la politique de signalement, laquelle prévaudra en cas de chevauchement ou d'incertitude quant à la procédure applicable.