Smart working : de la conception au "service après-vente"

Pharmaceutique / Technologies - Conseil

Le Nouveau Monde du Travail pour supporter la croissance, économiser l’espace et réduire l’empreinte écologique.

La société

GSK Biologicals

  • GSK Vaccines, la division vaccins de GlaxoSmithKline, est un leader mondial dans la production de vaccins. GSK Vaccines est basé à Rixensart et à Wavre en Belgique où sont réalisées la majorité des activités de GSK en matière de recherche, de développement et de production. 
  • GSK Vaccines emploie 12.000 personnes dans le monde dont 1.600 scientifiques et 8.000 personnes en Belgique. 

Le défi

Confronté à une forte croissance et à une évolution du mode de travail, GSK a décidé de mettre en oeuvre un nouveau concept d’environnement de travail baptisé ‘Smart Working’ en phase avec sa culture d’entreprise.

La transition de postes attribués à un espace commun centré sur le type d’activité engendre des défis à traiter avec attention : 

  • Gestion du changement 
  • Concept de l’environnement de travail 
  • Mise en oeuvre et déménagement 
  • Service après vente auprès des utilisateurs 

Le défi

Les résultats

Le déploiement du Smart Working a produit les résultats suivants: 

  • Economie d’espace: 31% 
  • Satisfaction des utilisateurs: 84% 
  • Economie de CO²: production annuelle de 170 familles 

Les résultats

La méthodologie et contribution d’AREMIS

PRÉPARATION > CONCEPTION > ELABORATION > DÉPLOIEMENT > EVALUATION/AJUSTEMENT

1. Définition de la méthodologie et de l'organisation

  • Organisation et planning
  • Politique de gestion du changement

2. Ateliers de définition des besoins

  • Profils d’utilisateurs de l’espace de travail
  • Besoins individuels et collectifs
  • Encadrement de la préparation des utilisateurs,  par exemple pour la réduction du volume d’archives

3.  Conception du nouvel environnement de travail

  • Charte d’aménagement intérieur (mobilier, couleurs,…)
  • Coordination des solutions techniques (IT, reprographie,…)
  • Proposition d’implantations, communication  aux différentes “communautés”

4.  Gestion du projet et du changement

  • Coordination du projet avec tous les acteurs clés
  • Explications détaillées aux communautés
  • Relations avec les différents organes (EHS,…)

5. Aménagement et transfert

  • Préparation, planning, communication
  • Supervision des travaux, coordination du transfert
  • Mise à jour des plans, base de données, KPI’s

6.  Accompagnement post mise en oeuvre

  • Evaluation de la satisfaction
  • Réglages fins
  • Mesure de l’évolution et anticipation du ratio Capacité / Occupation

 

 

 

La méthodologie

Témoignage

"La conception et la mise en oeuvre du SmartWorking représentaient un défi majeur. L’expérience et l’engagement des ressources AREMIS ont largement contribué à l’atteinte de nos objectifs initiaux." (2014)

Benoït Schmits

Director, Real Estate, Infrastructure & Site Management Strategy