Espaces, capacité et occupation gérés au niveau mondial

Banques & Assurances / Technologies - Conseil

Déploiement mondial du système de gestion de l’occupation.

La société

La société

Notre client, dont les deux principaux bureaux sont basés à Zurich et Basel, est un organisme financier qui est au service de clients privés, d’investisseurs institutionnels et commerciaux. Le groupe est présent sur les principaux marchés financiers à travers le monde. Il occupe 1,8 million de m² (NIA) d’espaces de bureaux gérés depuis 4 régions principales: Europe de l’Ouest, les Amériques, la zone Asie-Pacifique.

Le défi

Avec un coût d'occupation annuel supérieur au milliard €, une accélération des réorganisations et l'exigence de fournir les meilleures conditions de travail à ses collaborateurs, la division Corporate Real Estate & Administrative Services (CREAS) devait disposer d'indicateurs pertinents et fiables pour accomplir sa politique immobilière.

60% des coûts immobiliers étant directement corrélés aux m² loués ou occupés, ces indicateurs portent essentiellement sur les surfaces louées, la capacité et l'occupation des espaces de travail dans le monde entier. La fiabilité de ces indicateurs implique une gestion rigoureuse des processus d'affectation d'espaces.

Le défi

Les résultats

Les résultats

  • 1,5 million m² d’espaces bureaux inventoriés et référencés. 
  • 1,2 million m² de plans et données existants migrés et référencés en 3 vagues. 
  • Base d’information globale et indicateurs fiables. 
  • Un support global aux utilisateurs des 4 grandes régions. 

Grâce à ces indicateurs fiables, la banque a réussi  à faire une réduction des espaces inutilisés à concurrence de 25%.  Comparé aux modèles de référence, cela équivaut à une économie annuelle d'au moins 300 millions d'euros. Cela représente également une réduction de l'empreinte carbone d'environ 152.000 tonnes d'émission de CO2, soit l'équivalent de plus d'un milliard et demi de km en voiture.

Méthodologie et contribution d'AREMIS

LA METHODOLOGIE ET CONTRIBUTION D'AREMIS

PREPARATION > CONCEPTION > ELABORATION > DEPLOIEMENT > EVALUATION > AJUSTEMENT

1. ATELIERS - CONSEIL

  • Définition des indicateurs globaux
  • Analyse d'écarts sur les processus métiers
  • Normes d'espace et d'occupation

2. SPECIFICATIONS

  • Stratégie de migration des plans
  • Formalisation des processus métiers
  • Spécification de l'architecture cible

3. ELABORATION

  • Interfaces E/S avec SAP, BI, HRI, et les référentiels de centres de coûts
  • Archivage et représentation des indicateurs

4. EVALUATION

  • Tests par les utilisateurs finaux
  • Gestion du changement
  • Préparation de la communication et du déploiement

5. MIGRATION DES DONNEES ET PLANS

  • Conversion d'1,8 million m² vers AutoCAD
  • Cycles de 3 semaines pour la mise en service de chaque grande région

5. ACCOMPAGNEMENT POST-MISE-EN-OEUVRE

  • Ajustements
  • Déploiement de l'organisation globale de support

La méthodologie