Implementation d'une GMAO associée à une gestion des surfaces

Sport & Santé / Technologies - Conseil

Déploiement progressif d'une GMAO associée à une gestion des surfaces dans le secteur hospitalier

La Société

La Société

La Clinique Saint-Pierre d’Ottignies, troisième employeur du Brabant Wallon, est l’un des principaux hôpitaux de référence de la région. Située au cœur de la jeune province, la CSPO occupe le site actuel depuis 1973.

Depuis sa construction, de multiples extensions ont fait progresser les surfaces jusqu’à atteindre aujourd’hui plus de 58.000 m². La surface actuelle du site peine à répondre à la croissance de l’activité de la Clinique ; la construction d’un nouvel hôpital à Wavre est d’ailleurs prévue à l’horizon 2028.

La CSPO a choisi l’outil IWMS Archibus en 2012, pour faire l’inventaire des surfaces, ainsi que leurs affectations et leur refacturation. Depuis, Archibus est également utilisé pour la gestion de la maintenance préventive et corrective des équipements biomédicaux.

Les défis

  • Définition précise des surfaces et de leur affectation (à partir des plans AutoCAD)
  • Définition de clés de répartition pour la refacturation aux occupants (services internes et médecins externes) 
  • Assurer la disponibilité des équipements (techniques et biomédicaux) qui rendent ces surfaces fonctionnelles
  • Localisation sur plan des équipement mobile à haute valeur pour en organiser la maintenance.

Les résultats

  • Vision claire sur l’affectation des surfaces
  • Transparence sur la refacturation des coûts
  • Processus de gestion simple de l’inventaire technique, de la maintenance corrective et préventive (y compris en mobilité)
  • Interface au système de géolocalisation des équipements mobiles Aruba (HP), permettant de localiser les équipements à haute valeur nécessitant une maintenance préventive afin d’en allonger la durée de vie.

La méthodologie et contribution d'AREMIS

Méthodologie

  • Identification des défis majeurs du métier
  • Présentation de l’outil dans sa version standard
  • Analyse d’écart
  • Elaboration du plan de projet (feuille de route, phasage selon les priorités, partage des risques, planning prévisionnel, conduite du changement, reprise des données préexistantes)
  • Choix de l’architecture technique (hébergement interne/externe, intégration ERP, interfaces, etc.)
  • Mise en œuvre (formations, paramétrage, personnalisations lorsque nécessaire)
  • Accompagnement intensif (hypercare) durant les premiers jours d’utilisation
  • Accompagnement au long terme pour les légères évolutions à mettre en œuvre.

Avantages

  • Localisation des équipements statiques et mobiles
  • Visualisation des problèmes sur plan
  • Augmentation de la durée de vie des équipements
  • Statistiques sur les endroits à problèmes et coûts associés
  • Traçabilité nécessaire à la démarche d’accréditation (Accréditation « Gold » obtenue en 2018)

Evolutions prochaines

  • Mise en place d’un centre de service (catering, réservation de salles)
  • Intégration d’un modèle REVIT avec Archibus (nouvelle aile, puis nouvel hôpital dans le futur)

Témoignage

AREMIS a parfaitement intégré nos contraintes pour faire avancer le projet selon nos priorités et notre rythme en permettant l’utilisation du produit dans une version relativement standardisée. Ceci a permis d’éviter des coûts de développement spécifiques et récurrents.

AREMIS nous a également transmis les connaissances nécessaires à l’acquisition d’une autonomie dans l’évolution de notre interface et de son paramétrage ( évolution des sites/bâtiments, catalogue des services, organigramme des services, création de rapports, création d’indicateurs (KPI)… ).

Nous soulignons également le support structuré que nous apporte AREMIS au fil de l’eau. Ceci nous permet de disposer des compétences utiles au moment nécessaire sous forme d’un véritable partenariat.

Christophe Arnould

Chef du département Infrastructures et Techniques, CSPO