Solution de gestion de patrimoine ARCHIBUS
Support de la croissance du parc immobilier grâce à un outil fiable et pérenne.
La société
Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL)
L'Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) est l'une des deux Ecoles Polytechniques Fédérales Suisse. Dotée d’un statut d’école nationale depuis 1969, la jeune école d’ingénieurs s’est développée sur de multiples plans, au point de devenir l’une des institutions de science et de technologie les plus célèbres d’Europe.
Son campus principal réunit sur quelque 540.000 m2 près de 11.000 personnes, étudiants, chercheurs et collaborateurs. Le Domaine Immobilier et Infrastructures (DII) a pour mission de fournir à cette communauté scientifique une infrastructure mobilière et immobilière de qualité, répondant aux exigences de la formation et de la recherche.
Le défi
Au vu de sa forte croissance, l'EPFL a lancé de nombreux projets immobiliers d'envergure. Le budget annuel du DII atteint aujourd'hui environ CHF 75 mios, dont 40 mios d'investissements et 35 mios de fonctionnement.
Afin de gérer au mieux ce budget et de disposer d'une connaissance accrue de son patrimoine à des fins statistiques - imposées par ses bailleurs de fonds - l'EPFL souhaitait se doter d'un outil de gestion fiable et pérenne.
Les résultats
Les résultats
Le déploiement de la solution de gestion de patrimoine ARCHIBUS a permis de supporter la croissance de l'EPFL par l'intégration de l'ensemble des informations du patrimoine immobilier.
Ceci a permis l'obtention de données statistiques fiables et de facto une meilleure maîtrise des coûts immobiliers.
La méthodologie d'AREMIS
1. Analyse des besoins
La 1re étape consiste à analyser les besoins en termes de processus et d'information à gérer, puis de les comparer avec les possibilités offertes en standard par le logiciel.
2. Déploiement de la solution
Le système est installé, configuré et paramétré sur base de l'analyse préliminaire. Les interfaces avec des ERP et bases RH sont également développées. Depuis 1994, AREMIS a conduit des centaines d'implémentations d'ARCHIBUS. Elle apporte donc une haute valeur ajoutée et les meilleures pratiques dans ce domaine.
3. Assistance à l'exploitation
Un manuel d'exploitation est rédigé avec les acteurs clés pour y documenter les procédures à suivre et le mode d'emploi particulier pour chaque type d'acteur. AREMIS propose également des formations sur mesure et une assistance au quotidien pour les utilisateurs.
Témoignage
"ARCHIBUS nous permet de gérer le suivi quotidien de l’affectation des locaux avec une très grande précision. De multiples paramètres concernant chaque surface peuvent ainsi être répertoriés et utilisés à des fins statistiques. La liaison bidirectionnelle entre la base de données et la représentation graphique sur base de plans d’architecture nous assure l’exactitude des métrés. L’assistance d’AREMIS à tous les niveaux du projet s’est révélée très positive. Ses conseils avisés et sa longue expérience nous permettent de concentrer nos efforts sur nos processus quotidiens, alors que ses collaborateurs supervisent l’aspect technique."
Dessinateur en bàtiment, DII, EPFL