Espaces, capacité et occupation gérés au niveau mondial

Banques & Assurances / Technologies - Conseil

Déploiement mondial du système de gestion de l’occupation.

Le client

La société

Parmi les grands leaders du marché en services financiers, avec ses deux sièges sociaux basés en Suisse.  Cet établissement financier mondial est au service d'une clientèle privée, d'entreprises et d'investisseurs institutionnels. Le groupe est présent sur toutes les grandes places financières de la planète et occupe 1,8 millions m² (NIA) d'espaces de bureaux gérés en 4 grandes régions : Europe Nord Est, Europe Sud Ouest, Amériques, Asie-Pacific.

Le défi

Avec un coût d’occupation annuel supérieur au milliard €, une accélération des réorganisations et l’exigence de fournir les meilleures conditions de travail à ses collaborateurs, la division Corporate Real Estate & Administrative Services (CREAS) devait disposer d’indicateurs pertinents et fiables pour accomplir sa politique immobilière.

60% des coûts immobiliers étant directement corrélés aux m² loués ou occupés, ces indicateurs portent essentiellement sur les surfaces louées, la capacité et l’occupation des espaces de travail dans le monde entier. La fiabilité de ces indicateurs implique une gestion rigoureuse des processus d’affectation d’espaces. 

Le défi

Les résultats

Les résultats

  • 1,8 million m² d’espaces bureaux inventoriés et référencés. 
  • 1,2 million m² de plans et données existants migrés et référencés en 3 vagues. 
  • Base d’information globale et indicateurs fiables. 
  • Un support global aux utilisateurs des 4 grandes régions. 

Méthodologie et contribution d’AREMIS

LA MÉTHODOLOGIE ET CONTRIBUTION D’AREMIS

PRÉPARATION > CONCEPTION > ÉLABORATION > DÉPLOIEMENT > ÉVALUATION  >  AJUSTEMENT

1. ATELIERS - CONSEIL

  • Définition des indicateurs globaux
  • Analyse d’écarts sur les processus métiers
  • Normes d’espace et d’occupation

2. SPÉCIFICATIONS

  • Stratégie de migration des plans
  • Formalisation des processus métiers
  • Spécification de l’architecture cible

3. ELABORATION

  • Interfaces E/S avec SAP, BI, HRI, et les référentiels de centres de coûts
  • Archivage et représentation des indicateurs

4. EVALUATION

  • Tests par les utilisateurs finaux
  • Gestion du changement
  • Préparation de la communication et du déploiement

5. MIGRATION DES DONNÉES ET PLANS

  • Conversion d’1,8 million m² vers AutoCAD
  • Cycles de 3 semaines pour la mise en service de chaque grande région

6. ACCOMPAGNEMENT POST-MISE-EN-OEUVRE

  • Ajustements
  • Déploiement de l’organisation globale de support

La méthodologie