AREMIS Suisse | Focus : Workplace Management

24 juillet 2019

Workplace Management | Comment optimiser l'espace et économiser les coûts

Workplace Management | Numérisation

Le mot " numérisation " fait le buzz en étant au cœur des enjeux des développements économiques et technologiques du 21ème siècle. Les intervalles de temps entre les innovations technologiques se raccourcissent de façon exponentielle - le volume de données produites et utilisées en conséquence s'est multiplié ces dernières années. Cette dynamique comporte à la fois des opportunités et des risques pour les entreprises. La réponse de l'industrie est l'agilité des formes organisationnelles et les changements profonds qui en résultent dans les processus primaires et secondaires.

La combinaison d'approches entre la gestion stratégique et les  paramètres dynamiques est un défi omniprésent - également dans le Workplace Management. L'intégration de solutions informatiques modernes permet aux Facility Managers d'identifier des potentiels dans les données qui, autrement, ne seraient pas reconnus en raison de leur complexité. Cependant, les résultats de l'analyse ne peuvent pas être facilement transférés à d'autres organisations ; ils doivent toujours être considérés en relation avec l'organisation de l'entreprise, ses priorités et ses processus de travail. L’exemple suivant illustre le potentiel de la gestion de l’occupation basée sur des données.

Optimisation de l'espace grâce à l'allocation des coûts

En attribuant clairement tout l'espace utilisé aux équipes d'une organisation, les coûts d'exploitation peuvent être imputés à l'utilisateur final et la sensibilisation aux coûts augmente. Les équipes sont motivées à utiliser l'espace optimisé pour l'accomplissement du travail et à libérer de façon proactive les espaces de travail excédentaires. Les économies sont considérables, de l’ordre de 20% des espaces, des coûts d’exploitation et de l’empreinte écologique associés.

La refacturation des espaces se base sur la documentation et l’affectation régulière des espaces aux occupants. Ceci comprends les types de surfaces et les formes d'utilisation jusqu'au niveau du poste de travail. Dans les systèmes CAFM / IWMS modernes, les plans de différentes maturités (scans pdf, fichiers CAD et modèles BIM) sont liés à une base de données. Ceci simplifie et sécurise le travail et est essentiel, surtout pour les portefeuilles immobiliers importants. Ces systèmes gèrent aussi la structure organisationnelle, les centres de coûts, les équipes, et jusqu’aux employés individuels. Ces données proviennent généralement du système RH et ERP. Ces informations permettent d’affecter un poste de travail à un employé ou d’affecter une zone à une équipe. Ceci peut se faire pour des périodes longues ou ponctuelles sous forme de réservation.

A partir de ces données, il est possible de définir les besoins en espace par personne, soit le poste de travail mais aussi un pourcentage d'autres espaces communs : sanitaires, circulations sont répartis entre les utilisateurs de l'étage, tandis que les zones telles que la cafétéria sont généralement réparties entre tous les employés du bâtiment ou de la zone.

La troisième source d'information pour l'attribution des espaces est constituée de données financières : centres de coûts des occupants ainsi que les différents coûts associés aux espaces (loyers, taxes, maintenance,…). Ces informations permettent d’associer un coût d’occupation à chaque utilisateur final et de l’affecter aux centres de coûts respectifs des équipes. Ce processus peut être automatisé en interfaçant les systèmes d’information, ce qui est fortement recommandé en raison de la nature dynamique des données.

Les réorganisations et réaffectations constituent un défi pour la mise-à-jour de ces données. Ce défi est encore plus important pour les formes de travail agiles. Les employés et les chefs d'équipe sont parfois habilités à mettre à jour spontanément leurs données de localisation. D'autres applications sont offertes par l'intégration d'autres sources de données issues de l'utilisation de ces zones agiles.

Ce cas illustre la tendance du Workplace Management à se baser sur des données de plus en plus précises. La première étape d'un projet de digitalisation nécessite la représentation numérique des données de base sur le portefeuille et les postes de travail - souvent dans un système centralisé. L'intégration de sources de données supplémentaires provenant de systèmes informatiques existants ou nouvellement acquis permet la préparation agrégée d'informations pour les processus opérationnels et décisionnels.

Au cours des prochaines années, les services associés à l’environnement de travail gagneront en popularité et modifieront ainsi à long terme les services classiques de Facility Management et les services spécifiques aux utilisateurs. Dans les prochaines semaines, vous en apprendrez plus sur le rôle croissant des données maîtrisées au service d’un Workplace Management performant.

Auteur : Florian Engesser - Area Manager & Member of the Management Board Switzerland at AREMIS

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