Smart working : de la conception au "service après-vente"

GSK Biologicals

• GSK Vaccines, la division vaccins de GlaxoSmithKline, est un leader mondial dans la production de vaccins. GSK Vaccines est basé à Rixensart et à Wavre en Belgique où sont réalisées la majorité des activités de GSK en matière de recherche, de développement et de production. 
• GSK Vaccines emploie 12.000 personnes dans le monde dont 1.600 scientifiques et 8.000 personnes en Belgique. 

Le défi

Confronté à une forte croissance et à une évolution du mode de travail, GSK a décidé de mettre en oeuvre un nouveau concept d’environnement de travail baptisé ‘Smart Working’ en phase avec sa culture d’entreprise.

La transition de postes attribués à un espace commun centré sur le type d’activité engendre des défis à traiter avec attention : 

• Gestion du changement 
• Concept de l’environnement de travail 
• Mise en oeuvre et déménagement 
• Service après vente auprès des utilisateurs 

Les résultats

Le déploiement du Smart Working a produit les résultats suivants: 

• Economie d’espace: 31% 
• Satisfaction des utilisateurs: 84% 
• Economie de CO²: production annuelle de 170 familles 

La méthodologie et contribution d'AREMIS

PRÉPARATION > CONCEPTION > ELABORATION > DÉPLOIEMENT > EVALUATION/AJUSTEMENT

1. Définition de la méthodologie et de l'organisation

• Organisation et planning
• Politique de gestion du changement

2. Ateliers de définition des besoins

• Profils d’utilisateurs de l’espace de travail
• Besoins individuels et collectifs
• Encadrement de la préparation des utilisateurs,  par exemple pour la réduction du volume d’archives

3.  Conception du nouvel environnement de travail

• Charte d’aménagement intérieur (mobilier, couleurs,…)
• Coordination des solutions techniques (IT, reprographie,…)
• Proposition d’implantations, communication  aux différentes “communautés”

4.  Gestion du projet et du changement

• Coordination du projet avec tous les acteurs clés
• Explications détaillées aux communautés
• Relations avec les différents organes (EHS,…)

5. Aménagement et transfert

• Préparation, planning, communication
• Supervision des travaux, coordination du transfert
• Mise à jour des plans, base de données, KPI’s

6.  Accompagnement post mise en oeuvre

• Evaluation de la satisfaction
• Réglages fins
• Mesure de l’évolution et anticipation du ratio Capacité / Occupation