Déploiement mondial du système de gestion de l'occupation

UBS, dont les deux sièges sociaux sont à Zurich et à Bâle, est un établissement financier mondial au service d’une clientèle privée, d’entreprises et d’investisseurs institutionnels. UBS est présent sur toutes les grandes places financières de la planète. 

UBS occupe 1,8 million m² d’espaces de bureaux gérés en 4 grandes régions: Europe Nord-Est, Europe Sud-Ouest, Amériques, Asie-Pacifique.

Avec un coût d’occupation annuel  supérieur au  milliard d’€, une accélération des réorganisations et l’exigence de fournir les meilleures conditions de travail à ses collaborateurs, la division Corporate Real Estate & Administrative Services (CREAS) devait disposer d’indicateurs pertinents et fiables pour accomplir sa politique immobilière.

60% des coûts immobiliers étant directement corrélés aux m² loués ou occupés, ces indicateurs portent essentiellement sur les surfaces louées, la capacité et l’occupation des espaces de travail dans le monde entier. La fiabilité de ces indicateurs implique une gestion rigoureuse des processus d’affectation d’espaces.

1. Atelier - Conseil : 

• Définition des indicateurs globaux
• Analyse d'écrats sur les processus métiers
• Normes d'espace et d'occupation 

2. Spécifications : 

• Stratégie de migration des plans
• Formalisation des processus métiers 
• Spécification de l'architecture cible 

3. Elaboration : 

• Interfaces E/S avec SAP, BI, HRI, et les référentiels de centres de coûts 
• Archivage et représentation des indicateurs

4. Evaluation : 

• Test par les utilisateurs finaux
• Gestion du changement 
• Préparation de la communication et du déploiement 

5. Migration des données et plans :

• Conversion d'1,8 millions m² vers AutoCAD
• Cycles de 3 semaines pour la mise en service de chaque grande région

6. Accompagnement après la mise-en-oeuvre

• Ajustements
• Déploiement de l'organisation globale de support

• 1.8 million m² d'espaces bureaux inventoriés et référencés
• 1.2 million m² de plans et données existants migrés et référencés en 3 vagues
• Base d'information globale et indicateurs fiables 
• un support global aux utilisateurs des 4 grandes régions