Werelwijd beheer van ruimte, capaciteit en bezettingsgraad

Het bedrijf

Onze klant, waarvan de twee belangrijkste kantoren in Zürich en Basel gelegen zijn, is een wereldwijde financiële instelling die werkt namens voor particuliere klanten, bedrijven en institutionele beleggers. Ze zijn aanwezig op alle belangrijke financiële markten ter wereld. Ze bezetten 1,8 miljoen m² (NIA) kantoorruimte, beheerd in 4 grote regio's: West-Europa, Noord- en Zuid-Amerika, Azië en de Stille Oceaan.

 

De uitdaging

Met een jaarlijkse bezettingskost boven het miljard €, een versnelling van de reorganisatieprogramma's en de behoefte om betere arbeidsomstandigheden te bieden aan haar personeel, vereiste de divisie Corporate Real Estate & Administrative Services (CREAS) van deze financiële instelling een reeks relevante en betrouwbare indicatoren om zijn beleid inzake onroerend goed en onroerend goed te verwezenlijken.

Aangezien 60% van de vastgoedkosten rechtstreeks verband houden met de gehuurde of bezette vierkante meters, hebben deze indicatoren voornamelijk betrekking tot de gehuurde oppervlakte en tot de capaciteit en bezetting van de werkruimte over de hele wereld. De betrouwbaarheid van deze indicatoren vereist een rigoureus procesbeheer en is van toepassing op de toegewezen ruimte.

 

De resultaten

• 1,8 miljoen m² gecatalogiseerd en verwezen kantoorruimte.

• 1,2 miljoen m² bestaande plannen en gegevens gemigreerd en verwezen in 3 golven.

• Wereldwijde informatiedatabank en betrouwbare indicatoren.

• Globale ondersteuning voor gebruikers in de 4 belangrijkste regio's.

Dankzij deze betrouwbare indicatoren slaagde de bank erin om ongebruikte ruimtes met 25% te verminderen.  In vergelijking met de referentiemodellen komt dit neer op een jaarlijkse besparing van ten minste 300 miljoen euro. Het betekent ook een vermindering van de ecologische voetafdruk met ongeveer 152.000 ton CO2-uitstoot, wat overeenkomt met meer dan anderhalf miljard kilometers met de auto.

 

De methodologie en bijdrage van AREMIS

VOORBEREIDING      > ONTWERP    >    ONTWIKKELING   > TOEPASSING   >  EVALUATIE    >    UITBREIDING & VERFIJNING

1. WORKSHOPS – ADVIES

• Bepaling van performantie indicatoren

• GAP analyse op de bedrijfsprocessen

• Toepassing van ruimte- en gebruiksnormen

 

2. SPECIFICATIES

• Migratiestrategie voor de plattegronden

• Formalisering van de bedrijfsprocessen

• Specificatie van de beoogde architectuur

 

3. ONTWIKKELING

• interfaces met SAP, BI, HRI en referentiesystemen voor financiële en organisationele masterdata

• Berekening en weergave van de indicatoren

 

4. EVALUATIE

• Begeleiden testen door eindgebruikers

• Change management

• Voorbereiding van communicatie en roll-out

 

5. MIGRATIE VAN GEGEVENS EN PLATTEGRONDEN

• Conversie van 1,8 miljoen m2 naar AutoCAD

• Cycli van 3 weken voor de ingebruikname in elke grote regio

 

6. BEGELEIDING NA DE INVOERING

• Uitbreidingen en verfijning

• Invoering van de wereldwijde ondersteuning