Smart working : van ontwerp tot "aftersales"
De "New Ways of Working" ondersteunt de groei, bespaart ruimte en beperkt de milieu-impact.
Het bedrijf
GSK Biologicals
- GSK Vaccines, de afdeling van GlaxoSmithKline die gespecialiseerd is in vaccins, is een wereldleider op dit domein. GSK Vaccines bevindt zich in Rixensart en Waver in België, waar GSK vooral aan onderzoek, ontwikkeling en productie doet.
- GSK Vaccines heeft wereldwijd 12.000 medewerkers, van wie 1.600 onderzoekers en 8.000 andere medewerkers in België.
De uitdaging
Omdat GSK fors groeide en de manier van werk snel evolueerde, besloot het bedrijf om, in overeenstemming met zijn bedrijfscultuur, een nieuw werkomgevingsconcept toe te passen: “Smart Working”.
De overgang van individuele werkplekken naar een gemeenschappelijke ruimte voor een bepaald type activiteiten hield een aantal zorgvuldig te beheersen uitdagingen in:
- Change management
- Ontwerp van de werkomgeving
- Installatie en verhuizing
- Dienstverlening na installatie bij de gebruikers
De resultaten
De invoering van Smart Working leverde de volgende resultaten op:
- Ruimtebesparing : 31%
- Tevredenheid gebruikers : 84%
- CO2-besparing gelijk aan het verbruik van 170 gezinnen
De methodologie en bijdrage van AREMIS
VOORBEREIDING > ONTWERP > UITWERKING > INSTALLATIE > EVALUATIE / AANPASSING
1. Definitie van methodologie en organisatie
- Organisatie en planning
- Beleid van change management
2. Workshops om de behoeften te bepalen
- Profielen van de gebruikers van de werkruimten
- Individuele en collectieve behoeften
- Omkadering van de voorbereiding van de gebruikers, bijvoorbeeld om het volume van de archieven te verminderen
3. Ontwerp van een nieuwe werkomgeving
- Charter voor de interieurinrichting (meubilair, kleuren, …)
- Coördinatie van de technische oplossingen (IT, reprografie, …)
- Voorstellen voor inplanting, communicatie aan de verschillende “gemeenschappen”
4. Projectbeheer en change management
- Coördinatie van het project met alle belangrijke betrokkenen
- Gedetailleerde uitleg aan de gemeenschappen
- Relaties met de verschillende organen (EHS, …)
5. Inrichting en verhuizing
- Voorbereiding, planning, communicatie
- Overzicht over de werken, coördinatie van de verhuizing
- Updaten van de plannen, database, KPI’s
6. Begeleiding na de installatie
- Tevredenheidsevaluatie
- Finetuning
- Meten van de evolutie en anticiperen op de ratio capaciteit/bezettingsgraad
Getuigenis
“Smart Working ontwerpen en toepassen was een grote uitdaging. AREMIS heeft met zijn ervaring en de inzet van zijn middelen een grote bijdrage geleverd aan het bereiken van onze oorspronkelijke doelstellingen." (2014)
Director, Real Estate, Infrastructure & Site Management Strategy