ARCHIBUS asset management oplossing

Onderwijs / Technologieën

Ondersteuning van de groei van de vastgoedportefeuille met een betrouwbare en duurzame tool.

Het bedrijf

Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL)

EPFL is een van de twee Zwitserse federale technologie-instituten. De relatief recent opgerichte ingenieursopleiding heeft sinds 1969 het statuut van nationale school. Ze ontwikkelde zich tot een van de toonaangevende instellingen voor wetenschap en technologie van Europa.

De hoofdcampus van EPFL strekt zich uit over ongeveer 540.000 m². Er werken bijna 11.000 personen: studenten, onderzoekers en personeel. Het departement Domaine immobilier et Infrastructures (DII) heeft de opdracht om deze wetenschappelijke gemeenschap te voorzien van hoogwaardige installaties en kwalitatief vastgoed, die voldoen aan alle vereisten voor onderwijs en onderzoek.

De uitdaging

Omdat EPFL sterk is gegroeid, lanceerde ze talrijke grootschalige bouwprojecten. Het jaarbudget van DII bedraagt nu ongeveer 75 miljoen CHF, waarvan 40 miljoen voor investeringen en 35 miljoen als werkingsbudget.

Om dit budget optimaal te beheren en de kennis van zijn activa te verbeteren voor statistische doeleinden – een verplichting opgelegd door de financiers – was EPFL op zoek naar een betrouwbare, duurzame beheeroplossing.

De uitdaging

De resultaten

De resultaten

Door de ARCHIBUS asset management-oplossing in gebruik te nemen kon EPFL zijn groei beheren door alle informatie betreffende de vastgoedportefeuille te integreren.
Dit leverde betrouwbare statistische gegevens op en de facto een betere beheersing van de vastgoedkosten.

 

 

De methodologie

1. Behoeftenanalyse

In fase 1 werd nagegaan welke behoeften er waren inzake te beheren processen en informatie. Deze werden vervolgens vergeleken met de standaardfuncties van de software.

2. De oplossing uitrollen

Het systeem werd geïnstalleerd, geconfigureerd en geprogrammeerd op basis van de voorafgaande analyse. Ook de interfaces met de ERP-software en de HR-databases werden ontwikkeld. AREMIS heeft sinds 1994 de ARCHIBUS-software al honderden keren geïmplementeerd. Het kan daardoor een hoge toegevoegde waarde en best practices garanderen.

3. Bijstand bij het gebruik

Samen met de belangrijkste gebruikers werd een toepassingshandleiding geschreven. Deze beschrijft de te volgen procedures en specifieke gebruiksaanwijzingen voor elk type gebruikers. AREMIS biedt de gebruikers ook opleidingen op maat en dagelijkse bijstand.

De methodologie

Getuigenis

“ARCHIBUS stelt ons in staat om de dagelijkse lokalentoewijzing met zeer grote precisie te beheren. Wij kunnen voor elke zone talrijke parameters registreren en voor statistische doeleinden gebruiken. De bidirectionele link tussen de database en de grafische weergave op basis van de architectuurplannen garandeert ons dat de afmetingen correct zijn. De bijstand van AREMIS op elk niveau van het project was uiterst positief. Dankzij hun adviezen en lange ervaring kunnen wij ons concentreren op onze dagelijkse processen, terwijl hun medewerkers over de technische aspecten waken.”

Florent Déseneux

Gebouwtekenaar, DII, Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL)